הובלת משרד – מתכננים את המעבר בלי לעצור את העסק

מתחילים במפת תכולה ולא במספר עובדים

ספרו שולחנות, כיסאות, ארונות, מסכים, מדפסות וקרטונים משוערים. ציינו מידות של פריטים גדולים ומה אינו עובר למשרד החדש. כאשר יש כמה מחלקות, סמנו כל אזור בצבע או במספר שמופיע גם בתוכנית החדרים החדשה.

מנו אחראי אחד מטעם העסק שמכיר את הרשימה ויכול לקבל החלטות ביום המעבר. כך הצוות אינו צריך לקבל הוראות סותרות מכמה עובדים.

• מספר עמדות וחדרים
• רשימת ציוד רגיש
• ארונות מלאים או מסמכים לאריזה
• פריטים לפירוק והרכבה
• ציוד שאינו עובר
• סדר העדיפות בפריקה

מפרידים בין הובלה לבין מחשוב ותקשורת

חברת ההובלות יכולה לשנע ציוד מחשוב כשהוא ארוז ומסומן, אך אין להניח שהיא אחראית לניתוק שרתים, גיבוי מידע, חיבור רשת או התקנת עמדות. הגדירו מי מבצע כל פעולה ובאיזו שעה.

צלמו חיבורים ומספור לפני הניתוק, שמרו ציוד קטן וכבלים בשקיות מסומנות, והחליטו מי בודק שכל עמדה חזרה לפעילות. מידע עסקי ומסמכים רגישים דורשים נוהל מסירה ברור מטעם העסק.

בודקים את שתי הכתובות לפני שסוגרים

בררו שעות כניסה לבניין, הזמנת מעלית משא, אישור חניה, מגבלות רעש ומרחק הנשיאה. במשרד החדש בדקו שהמעברים והדלתות מתאימים לריהוט ושיש מקום להניח את התכולה לפי הסימון.

אם העבודה חייבת להתבצע בערב, בסוף שבוע או בכמה שלבים, ציינו זאת כבר בבקשה. לוח זמנים עסקי הוא חלק מהיקף העבודה ולא פרט שמוסיפים ביום המעבר.